Sva pravna lica obuhvaćena Zakonom o računovodstvu i reviziji FBiH (ZRR) obavezna su čuvati knjigovodstvene evidencije i dokumente koji pružaju dovoljno adekvatne dokaze o njihovim transakcijama.

Rokovi čuvanja dokumentacije propisani su:

• računovodstvenim
• poreskim
• carinskim
• deviznim
• radnopravnim i drugim propisima

Za pojedinu dokumentaciju su propisani različiti rokovi čuvanja. Za dokumentaciju za koju nije propisan rok čuvanja, pravno lice bi trebalo Internim aktom propisati rok čuvanja.

Rok čuvanja knjigovodstvenih dokumenata, poslovnih knjiga i finansijskih izvještaja počinje teći istekom poslovne godine na koju se knjigovodstveni dokumenti odnose.

Računovodstvenu dokumentaciju čine: 

• knjigovodstveni dokumenti (ulazne i izlazne fakture, blagajnički dnevnici, temeljnice i dr.);
• poslovne knjige (dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige, kalkulacije, otpremnice, prenosnice, nivelacije i sl.);
• finansijski izvještaji;
• nalozi za knjiženje, pomoćni obračuni, popisne liste, putni nalozi i sl.

Prema Zakonu o računovodstvu i reviziji (čl.31 i 32) dokumenti koji se čuvaju trajno su:

• platne liste ili analitičke evidencije o plaćanja u vezi sa plaćanjem doprinosa
• kupoprodajni ugovori po kojima je izvršeno sticanje nekretnine
• godišnji računovodstveni obračuni
• finansijski izvještaji
• konsolidirani finansijski izvještaji
• izvještaj o izvršenoj reviziji
• svi interni akti od uticaja na finansijsko poslovanje

• Knjigovodstveni dokumenti na osnovu kojih su podaci unešeni u dnevnik i glavnu knjigu čuvaju se najmanje 11 godina.
• Knjigovodstveni dokumenti na osnovu kojih su podaci unešeni u pomoćne knjige čuvaju se najmanje 7 godina.
• Glavna knjiga i dnevnik čuvaju se najmanje 11 godina, a pomoćne knjige 7 godina.
• Periodični obračuni, dokumenti platnog prometa putem ovlaštenih finansijskih institucija čuvaju se namanje 5 godina.
• Pomoćni obračuni, prodajni i kontrolni blokovi i sl. čuvaju se 2 godine.
• Revizorska društva čuvaju 6 godina dokumentaciju na osnovu koje je obavljena revizija.

Rok za čuvanje knjigovodstvenih dokumenata i poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje se podaci iz dokumenata unešeni.

DIREKTNI POREZI

Rokovi čuvanja dokumentacije o direktnim porezima propisuje Zakon o poreznoj upravi FBiH (čl.73 i 74). Prema Pravlniku o primjeni zakona o porezu na dohodak (čl.26) poslodavac je dužan čuvati obračunske listove u skladu sa zakonskim rokovima a najmanje 5 godina, dok je kod ZRR taj rok trajan.

• Poslodavac je dužan poreznu karticu zaposlenika čuvati  do prestanka radnog odnosa.(Pravilnik čl.18)

U ovakvoj dilemi dužni smo kao savjesne računovođe da poštujemo ZRR a ne kršeći pritom druge porezne zakone.

Rokovi čuvanja porezne dokumentacije trebaju se razmatrati i u kontekstu rokova u kojima Porezna uprava može izvršiti naknadni razrez poreza. Prema Zakonu o PU, razrez se može izvršiti u sljedećim rokovima:

• za porez i kaznu koja se odnosi na taj porez, u roku od 5 godina nakon što je porezna prijava za taj porez podnesena ili nakon isteka zakonskog roka za podnošenje porezne prijave, računajući od dana koji je kasnije nastupio;
• za kaznu koja se ne odnosi na određeni porez, u roku od 5 godina nakon što je porezni prekršaj za koji je vezana ova kazna počinjen i
• za kamatu, u roku u kojem se razrezuje porez ili kazna na koju se plaća kamata.

Razrez se može vršitiu skladu sa Zakonom o PU čl.73 u bilo koje vrijeme što znači da rok od 5 godina u ovim slučajevima ne vrijedi.

INDIREKTNI POREZI

Poreznu dokumentaciju u vezi indirektnih poreza čine:

• knjiga ulaznih i izlaznih faktura
• porezne prijave
• evidencije
• obrasci, potvrde i drugo.

Rokovi čuvanja porezne dokumentacije po osnovu indirektnih poreza vežu se za rokove zastare iz Zakona o postupku indirektnog oporezivanja (čl.36).

Istekom roka od 5 godina zastarijevaju sljedeća prava i obaveze:

• pravo UINO na razrez prethodno nerazrezanih obaveza
• pravo UINO da zahtjeva plaćanje iznosa po osnovu indirektnih poreza
• pravo obveznika da zahtjeva povrat i neosnovano plaćenih poreza i povrat troškova za garancije

TRGOVAČKA KNJIGA (TKM, TKV, TKU)

Trgovačka knjiga se čuva najmanje 10 godina po isteku poslovne godine, a dokumentacija na osnovu koje su vršena knjiženja najmanje 5 godina (Pravilnik o obliku, sadržaju i načinu vođenja trgovačke knjige čl.36).

Pošto je dokumentacija koja je osnov za unos u TK istovremeno i računovodstvena dokumentacija, skrećemo pažnju da se primjenjuje duži rok između ovoga i onih propisanih ZRR.

FISKALNI RAČUNI

Obveznik je dužan, radi kontrole, čuvati kontrolne trake za uređaje minmalno do kraja poslovne godine u kojoj su kreirane (Pravilnik o postupcima i redoslijedu radnji u procesu fiskalizacije čl.6. stav 15.).

Prema ZRR, prodajni i kontrolni blokovi se čuvaju 2 godine.

RADNO-PRAVNA dokumentacija

Nijedan zakon koji je vezan za radnike nije propisao rokove čuvanja dokumentacije iz radnih odnosa, kao orjentir se pak koriste sljedeci propisi:

• Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima i drugim licima angažovanim na radu
• Zakon o obligacionim odnosima (vezano za rokove zastare)
• Porezni propisi (vezano za prijave poreza i doprinosa)

• matična evidencija radnika (personalni dosije) preporučuje se trajno čuvanje;
• Platne liste – TRAJNO;
• Rješenje o godišnjem odmoru i plaćenom odsustvu – 5 godina;
• Odluke o isplati regres, novčanim pomoćima, jubilarne nagrade i dr. – 11 godina;
• Putni nalozi – 11 godina;
• Akti vezani za prekid radnog odnosa – TRAJNO;
• Propratna dokumentacija u vezi sa otkazom – maksimalno 5 mjeseci (Zakon o radu čl.114);
• Evidencija o radnom vermenu – šihtarica – 5 godina;
• Pravilnik o radu – trajno.